La Matrice d’Eisenhower | Gérer ses Priorités pour Maîtriser sa Productivité

17 Avr 2022 | Productivité | 0 commentaires

Comment maîtriser sa productivité et avancer dans ses projets professionnels et privés ? En gérant ses prises de décisions selon l’importance et l’urgence liées à vos objectifs. C’est le défi proposé par Eisenhower himself grâce à l’outil de gestion du temps qu’il nous a aimablement légué : la matrice d’Eisenhower.

Explication de la matrice des priorités

La matrice vient de Dwight David Eisenhower (1890 – 1969) , président des Etats-Unis de 1953 à 1961. Entre le maillage de 60 000 km d’autoroutes américaines, le développement du nucléaire et l’entretien de la guerre froide, ce général toujours au taquet avait une organisation au carré. Il a mis au point une technique diablement efficace pour prioriser ses actions.

L’objectif de la méthode

Cette matrice d’Eisenhower peut s’utiliser pour booster votre organisation au travail ou pour régler vos affaires privées.L’intérêt de cet outil de gestion du temps est double :

  • il fournit une échelle de valeur pour classer vos actions  par ordre d’importance et/ou d’urgence ;
  • Il permet de prendre du recul sur son organisation et d’évaluer le temps perdu à des broutilles et celui qui apporte une réelle valeur ajoutée.

Le tableau d’Eisenhower

Matrice d'Eisenhower

Le tableau d’Eisenhower présente deux axes :

  • un axe horizontal : urgence des tâches ;
  • un axe vertical : importance des tâches.

La zone physique définie par ces deux valeurs se divise en 4 parties :

  • Partie 1 en rouge, activités importantes et urgentes : ce sont les tâches qui ne souffrent aucun délai. À gérer soi-même, en priorité absolue ;
  • Partie 2 en vert, activités importantes mais non urgentes : tâches à planifier. À exécuter soi-même
  • Partie 3 en jaune, affaires urgentes mais non importantes. À déléguer rapidement.
  • Partie 4 en gris, tâches non urgentes et non importantes. À abandonner.

Dessinez ce tableau sur une feuille en deux coups de crayon, reproduisez-le sur un tableur, ou enregistrez le tableau suivant sur votre bureau et imprimez-le. Nous voyons tout de suite comment le remplir.

Mon tableau d'Eisenhower

Utilisation de la méthode d’Eisenhower

Poser les bases de la matrice d’Eisenhower est facile : on a le tableau, qu’on appelle aussi la boîte d’Eisenhower.  Le principe consiste à remplir les cases. Placer les activités urgentes ne devrait pas vous poser trop de problèmes. La difficulté peut surgir lorsqu’il faut déterminer l’importance de chaque action. Le truc est de rester au maximum objectif, en considérant les tâches de manière factuelle. Ni passez pas trop de temps, au risque d’être contre-productif, pour le coup. Lorsqu’il y a un doute, posez-vous cette question : urgent ou pas ? Important ou pas important ? Reprenons les quadrants dans le détail.

Quadrant 1 rouge : tâches importantes et urgentes

Ce sont les actions qui demandent une intervention immédiate et toute votre attention.

– Il y a celles qui surgissent sans crier gare : un accident, une demande d’aide, un appel au secours, un conflit, une crise. 

– Celles qui découlent de situations non gérées en temps et en heure :  les tâches administratives, les travaux ménagers, une  panne de voiture, la deadline de dossiers atteintes ou dépassées, etc.

Quadrant 2 vert : tâches importantes, mais non urgentes

Les éléments à glisser dans cette case se mesurent à leur conséquence sur vos objectifs et votre qualité de vie. Ce sont souvent des missions sans échéances, et de ce fait souvent remises à plus tard. Elles sont pourtant le ciment de votre équilibre, et même l’essence de votre vie.

– ce qui a trait à votre santé physique et mentale : sommeil, alimentation, gestion du stress.

– votre vie sociale : temps passé avec la famille et les amis, activités culturelles et sportives.

– votre enrichissement personnel : lectures, formations, réflexions, échanges..

– l’élaboration de vos projets à moyen et long terme, l’organisation de plans d’actions.

Quadrant 3 jaune : tâches non importantes, mais urgentes

Ce sont les événements qui vous distraient de votre objectif sans participer à son évolution. Ils viennent des personnes de votre entourage : fzmille, amis, collègues, clients, supérieurs hiérarchiques. Ils peuvent être délégués en partie ou en totalité à quelqu’un de votre entourage et peuvent ainsi satisfaire un besoin de reconnaissance (charger son enfant d’une mission par exemple). Ce qui ne vous empêche pas de garder le contrôle sur le résultat.

Quadrant 4 gris : tâches non importantes et non urgentes

Dans cette case se tiennent  les activités improductives et parasites, que vous pourrez jeter négligemment par-dessus votre épaule. On est d’accord, ce n’est pas toujours si facile, de lâcher ce qui n’est pas important. Ça s’apprend.

– les habitudes impulsives de peu d’envergure (grignotage, vagabondages sur le net, lectures de notifications, etc.),

– les monologues existentiels , les ruminations du passé, les interrogations sur l’avenir, toutes choses sur lesquelles vous ne pouvez agir.

– les relations non enrichissantes, les médisances, les “obligations” .

Remarques concernant la méthode d’Eisenhower

  • Certains éléments non planifiés atterrissent en case “urgent et important”. Exemple : seriez-vous tombé en panne de voiture si vous aviez fait une révision régulière ? En tenant régulièrement ce tableau, vous vous apercevrez que ce genre d’urgence disparaît progressivement. Résultat : moins de stress, et plus de temps pour faire ce qui est important.
  • L’urgent saute à la figure et on est programmé pour y répondre immédiatement. Or, l’urgent obture la réflexion, fort utile dans la gestion du temps.
  • L’important est du genre montagne qu’il faut approcher puis gravir pas à pas en profitant du chemin.
  • L’important passe souvent avant l’urgent : remarquez d’ailleurs l’ordre de lecture du tableau.
  • Ce qui est important est souvent peu urgent et ce qui est urgent est souvent peu important.
  • la matrice d’Eisenhower permet d’affiner les réponses à cette question 100 % sous votre contrôle : “qu’est-ce qui est important pour moi ? Qu’est-ce qui, dans ce que j’ai fait aujourd’hui, donne du sens à mes projets ?”
Comment travailler de manière plus rapide tout en gagnant en qualité ? En tenant compte de la loi de Parkinson. Qui en plus vous simplifie la vie.

Planifier votre activité dans un cadre temporel réduit va vous permettre indubitablement de gagner en efficacité et donc d’obtenir du temps disponible pour faire autre chose. Attention à ne pas surévaluer votre endurance. Il est important de vous dégager du temps de repos pour un travail de qualité. A ce propos, la célèbre loi Illich est très claire : la rentabilité devient négative passé un certain seuil. Il faut donc fractionner son temps de travail et faire des pauses. Appliquez par exemple la technique pomodoro (une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes) : elle fonctionne en parfaite adéquation avec le principe.

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